دفاتر قانونی به چهار مورد تقسیم می شوند :
- دفتر روزنامه
- دفتر کل
- دفتر دارایی
- دفتر کپیه
دفتر روزنامه: دفتری است که کلیه عملیات و معاملات یک شرکت یا موسسه را به صورت روزانه و به ترتیب تاریخ ثبت می‌کند بنابراین ثبت تاریخ و روز رویدادهای مالی از اهمیت خاصی برخوردار است . ماده ۳ آیین نامه " نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر " دفتر روزنامه را چنین تعریف می نماید : " دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش، دیون، مطالبات، ظهرنویسی و هر گونه فعالیتی که دین یا طلب ایجاد کند و نیز عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلااستثناء به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کنند." در دفتر روزنامه، شماره سند، بدهکار، بستانکار و توضیح خلاصه شده از اتفاق های مالی نوشته شده است. در کل دفتر روزنامه دو نوع دارد: نوع اول دفتر روزنامه عمومی و نوع دوم دفتر روزنامه اختصاصی می باشد.
دفتر کل: دفتری است که تمام عملیات مالی در آن ثبت می‌شود و اطلاعات موجود در دفتر روزنامه نیز به آن منتقل می‌شود. در واقع حسابهای یک شرکت یا موسسه در آن به طور جداگانه نگهداری می‌شود و کلیه حساب های دفتر روزنامه باید تا پایان هر ماه و یا حداکثر پانزدهم ماه بعد به دفتر کل انتقال یابد.
دفتر دارایی: دفتر دارایی همانطور که نام آن نیز مشخص است دفتری است که دارایی و موجودی شرکت را مشخص می کند که این دارائی می تواند منقول و یا غیر منقول باشد و صاحب و مدیر کسب و کار باید هر ساله تمام دارائی خود را با رعایت ترتیب و اولویت بدست آوردن در ایام مخلف در این دفتر ثبت و ضبط کند برای این امر مدت زمانی تعیین شده است که آخرین زمان تعیین شده‌ی آن ۱۵ فروردین تعیین شده است.
دفتر کپیه: دفتری است که تاجر باید کلیه نامه ها و مخابرات و صورت حسابهای صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.
مشخصات دفاتر قانونی و شیوه تکمیل دفاتر قانونی
- مقررات این آئین نامه شامل مهلت زمانی است که در زمان مشخص قانون مالیاتهـای مستقیم و اصلاحیه های بعدی آن حساب در آمد، ترازنامه، حساب سود و زیان، هزینه خود را با رعایت نمودن مقررات باید تحویل بدهند
- نماینده دفتر مشاغل و اداره ثبت باید پلمپ را امضا نموده و ثبت نماید و به صورت فارسی تحریر شده باشد.کلیه دفاتر روزنامه اعم از مشترک یا جدا ازهم دیگر و دفتر مشاغل مشمول دفاتر قانونی هستند که قبل از انجام عملیات حسابداری باید دفاتر روزنامه تصویب گردد.
- مودیان مشمول این آیین نامه مکلفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر دارای امضا، پلمپ و ثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند، مگر اینکه در اثناء سال قبل بعلت تمام شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدیدی داشته باشد که در این صورت مجاز هستند دفاتر جدید را امضاء، پلمپ و ثبت نمایند و با رعایت مقررات ماده ۱۶ این آیین نامه، ادامه عملیات مالی را در دفاتر جدید ثبت کنند. درج تعداد و مشخصات دفاتر مأخوذه برای استفاده در هر سال مالی، در اظهارنامه مالیاتی مربوط به آن سال الزامی است. هر ساله آخرین زمان تحویل دفاتر قانونی به مراجع مالی مشخص می شود.
- دفتر روزنامه دفتری است که تمامی اشخاص اعم از حقیقی و یا حقوقی باید تمام همکاری ، معاملات و حساب های مالی شرکت را با توجه به قوانین موجود و استاندارد های تعیین و تعریف شده با رعایت تاریخ مندرج در آن ثبت و نگهداری کنند.
- دفتر کل دفتری است که تمام عملیات مالی بر حسب کد گذاری یا سر فصل در آن ثبت می‌شود. این ثبت به ترتیبی انجام می‌شود که تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه از آن امکان پذیر باشد.
- دفتر مشترک روزنامه و کل، دفتری است که دارای ستون هایی برای سر فصل حساب های متفاوت می باشد، به طوری که مدیران می توانند نتیجه عملیات خود را از آن استخراج کنند و سود، زیان و ترازنامه را تهیه کنند تا اشخاص حقیقی و حقوقی با ثبت و نگهداری آن بتوانند این کار را انجام دهند.
- دفتر مشاغل که به عنوان دفتر درآمد و هزینه های آن نامیده می شود دفتری است که حداقل دارای ستون هایی برای درج تاریخ، شرح معاملات، در آمد، هزینه و دارایی های قابل استهلاک باشد و معاملات نام برده شده به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می گردد به طوری که در پایان سال با تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی مودی و تنظیم حساب سود و زیان از آن امکان پذیر باشد.
سایر دفاتر و مدارک حساب
- دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و جداسازی هر یک از حسابهای دفتر کل برحسب نیازها و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود. کارت های حساب اعم از آنکه بوسیله دست یا ماشین تهیه شده باشد در حکم دفاتر معین است .
- سند حسابداری فرمی است که در آن یک یا چند مورد از معاملات و سایر معاملات مالی و محاسباتی به حسابهایی که بر حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده، تجزیه شود و پس از امضاء در مراجع قابل صلاحیت می گردد و مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر می‌باشد .
- مدارک حساب، سندهایی هستند که رویداد یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی را بیان می‌کنند و بر اساس آن اسناد و دفاتر بر مبنای آنها تنظیم و تحریر می گردد.
.
